Asistente Administrativo (Necesidad Inmediata)
Tiempo completo • Long Beach CA2
Beneficios:
- 401(k)
- Coincidencia 401(k)
- Seguro dental
- Seguro médico
- Seguro de visión
Oferta de empleo: Asistente administrativa
Ubicación: Long Beach, CA
Horario: A tiempo completo, presencial
Horario: A tiempo completo, presencial
Rango salarial (Divulgación requerida en California):
26,00 $ – 38,00 $ la hora, dependiendo de la experiencia, educación y cualificaciones.
26,00 $ – 38,00 $ la hora, dependiendo de la experiencia, educación y cualificaciones.
Resumen del puesto
El Asistente Administrativo proporciona apoyo administrativo, de adquisiciones, presupuestario y documental a la Sección de Proyectos y Construcción del Servicio de Ingeniería o a la Sección de Planificación, Proyectos Mayores y Activaciones / Gestión de Programas. Bajo la dirección del Jefe correspondiente, el Asistente Administrativo realiza una amplia gama de funciones administrativas, incluyendo seguimiento presupuestario, control de documentos, coordinación de adquisiciones, apoyo contractual, logística y comunicación con las partes interesadas. Este puesto apoya a los equipos de proyecto, diseñadores, proveedores y departamentos internos de VA para garantizar una documentación precisa y una ejecución fluida del proyecto.
Deberes y responsabilidades esenciales
- Mantener y actualizar hojas de cálculo presupuestarias; Revisa las solicitudes de pago para contratos plurianuales.
- Recopila y recopila información para KPIs mensuales e informes administrativos.
- Haz un seguimiento de todos los IDSR que requieren la participación de compras.
- Comunicarse con los proveedores para solicitar presupuestos; coordinar la revisión del diseñador antes de enviar las solicitudes LEAF 2237.
- Gestionar los registros relacionados con las adquisiciones, incluyendo el mantenimiento de carpetas digitales y físicas para la documentación de compra y contratación.
- Haz un seguimiento de la recepción de pedidos (informes de recepción de muebles) de todos los artículos adquiridos por el equipo de Diseño de Interiores, incluidos pedidos con tarjeta de crédito y paquetes de solicitud.
- Mantener la documentación de adquisiciones y vales durante seis (6) años y tres (3) meses, en cumplimiento con el Manual MP-4 del VA, Parte X, Punto nº 5-1c.
- Generar y ensamblar paquetes de licitación (adquisiciones); Asegúrate de que todos los documentos requeridos estén completos, con un nombre adecuado y con fecha.
- Enviar solicitudes LEAF (2237) y apoyar a los diseñadores en la preparación de paquetes para la presentación de FORCE.
- Tras la adjudicación del proyecto, coordina con los coordinadores de traslados y los proveedores respecto a las necesidades de entrega y activación del proyecto.
- Ayudar en el desarrollo del Plan de Gestión del Proyecto y la Carta del Equipo para la sección asignada.
- Completar la formación obligatoria relacionada con la Gestión de Proyectos.
- Asiste a reuniones, toma notas y prepara actas cuando sea necesario.
- Coordinar rutinariamente con Contratación, Logística, EMS, OI&T, Gestión de Materiales, Ingeniería, usuarios finales y proveedores externos.
- Realizar tareas administrativas adicionales según se le asigne.
Requisitos mínimos
- Se prefiere un título universitario.
- Mínimo de 2–3 años de experiencia administrativa; La experiencia en gestión de proyectos o entornos de diseño de interiores es beneficiosa, pero no necesaria.
- Competencia en:
- Microsoft Word
- Microsoft Excel
- Microsoft Outlook
- Adobe Acrobat DC
- La experiencia con Microsoft Teams es beneficiosa pero no necesaria.
- Capacidad para proteger información confidencial en cumplimiento con las leyes de privacidad de la VA, la normativa federal y la política de la VHA.
- Fuertes habilidades de comunicación escrita y verbal.
Requisitos físicos y de entorno laboral
- Capacidad para trabajar en una oficina y visitar ocasionalmente áreas de proyecto.
- Capacidad para sentarse, mantenerse de pie y usar equipos de oficina durante largos periodos.
- Puede requerir levantar o mover materiales de oficina ligeros o documentación de proyectos.
Condiciones laborales
- Este es un puesto temporal por contrato y no implica empleo permanente.
- El empleo es a voluntad, conforme a la ley de California.
- Los candidatos pueden estar obligados a superar verificaciones de antecedentes o controles de seguridad para acceder a instalaciones federales.
Igualdad de Oportunidades en el Empleo
Somos un empleador que ofrece igualdad de oportunidades. Todos los solicitantes cualificados serán considerados para el empleo sin distinción de raza, color, religión, sexo, identidad de género, expresión de género, orientación sexual, origen nacional, discapacidad, condición de veterano protegido, edad o cualquier otra característica protegida por la ley federal, estatal o local.
Declaración de Adaptación Razonable
Los solicitantes que requieran adaptaciones razonables durante el proceso de solicitud o contratación pueden solicitar asistencia en cualquier momento. Cumplimos plenamente con la Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA) y la Ley de Empleo y Vivienda Justa de California (FEHA).
Si quieres, también puedo crear:
- Una versión más corta de Indeed/LinkedIn
- Un destino de estilo federal
- Un puesto combinado para varios roles
- Una versión con preguntas de entrevista o una rúbrica de evaluación de candidatos
Compensación: 26,00 $ - 38,00 $ la hora
Sobre nosotros
Borja Engineering & Construction, Inc (dba BORJA) es un contratista general de construcción e ingeniería general con énfasis en proyectos de mantenimiento, renovación y modernización (SRM). Nuestros servicios van desde Construcción General, Gestión de Construcción, Estimación de Costos e Ingeniería de Valor. Nuestra firma es una pequeña empresa certificada por SDVOSB y 8 (a).
Misión
Borja es una organización dedicada a brindar servicios de construcción excepcionales generando confianza a través de la calidad de nuestro trabajo, superando las expectativas y desarrollando asociaciones duraderas con nuestros clientes.
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