Asistente Administrativo - Necesidad Inmediata
San Diego, CA
Asistente Administrativo - Necesidad Inmediata
Tiempo completo • San Diego, CA
Beneficios:
- 401(k)
- Coincidencia 401(k)
- Seguro dental
- Seguro médico
- Seguro de visión
- Tiempo libre remunerado
Oferta de empleo: Asistente administrativa
Ubicación: Long Beach, CA
Horario: A tiempo completo, presencial
Horario: A tiempo completo, presencial
Resumen del puesto
El Asistente Administrativo proporciona apoyo administrativo, de adquisiciones, presupuestario y documental a los Proyectos y Construcción del Servicio de Mantenimiento. Bajo la dirección del Gerente correspondiente, el Asistente Administrativo desempeña una amplia gama de funciones administrativas, incluyendo seguimiento presupuestario, control de documentos, coordinación de adquisiciones, apoyo contractual, logística y comunicación con las partes interesadas. Este puesto apoya al equipo de Mantenimiento para garantizar una documentación precisa y una ejecución fluida del proyecto.
Deberes y responsabilidades esenciales
- Mantener y actualizar hojas de cálculo presupuestarias; Revisa las solicitudes de pago para contratos plurianuales.
- Recopila y recopila información para KPIs mensuales e informes administrativos.
- Haz un seguimiento de todo lo que requiere participación en compras.
- Comunicarse con los proveedores para solicitar presupuestos; coordinarse con los equipos de mantenimiento para cumplir con las solicitudes de servicio.
- Gestionar los registros relacionados con las adquisiciones, incluyendo el mantenimiento de carpetas digitales y físicas para la documentación de compra y contratación.
- Haz seguimiento de la recepción de pedidos (informes de recepción de muebles) de todos los artículos adquiridos por el equipo de mantenimiento, incluidos pedidos con tarjeta de crédito y paquetes de solicitud.
- Mantener la documentación de compras y vales
- Generar y ensamblar paquetes de adquisiciones; Asegúrate de que todos los documentos requeridos estén completos, con un nombre adecuado y con fecha.
- Tras la adjudicación del proyecto, coordina con los coordinadores de traslados y los proveedores respecto a las necesidades de entrega y activación del proyecto.
- Ayudar en el desarrollo del Plan de Gestión del Mantenimiento.
- Asiste a reuniones, toma notas y prepara actas cuando sea necesario.
- Mantenimiento de todos los registros de órdenes de trabajo, calendarios de mantenimiento preventivo y paneles de estado
- Conciliación del uso de suministros y coordinación de la requisición de materiales estándar de mantenimiento (pintura, pernos, tornillos, etc.)
- Preparar informes diarios/semanales sobre el retraso en mantenimiento, finalización de órdenes de trabajo y cobertura de personal, así como paneles de estado diarios que muestren trabajos en curso, pendientes y finalizados
- Coordinación con las operaciones de almacén y los auxiliares de suministros para minimizar los retrasos en el trabajo
- Proporcionar apoyo administrativo y de registro para asegurar la documentación completa de auditorías e inspecciones
- Envía informes y registros utilizando las credenciales de correo electrónico CAC y DLA
- Realizar tareas administrativas adicionales según se le asigne.
Requisitos mínimos
- Mínimo de 2–3 años de experiencia administrativa; La experiencia en gestión de proyectos o entornos de diseño de interiores es beneficiosa, pero no necesaria.
- Competencia en:
- Microsoft Word
- Microsoft Excel
- Microsoft Outlook
- Adobe Acrobat DC
- La experiencia con Microsoft Teams / Google Meets es beneficiosa, pero no obligatoria.
- Capacidad para proteger información confidencial en cumplimiento con las leyes de privacidad de la VA, la normativa federal y la política de la VHA.
- Fuertes habilidades de comunicación escrita y verbal.
Requisitos físicos y de entorno laboral
- Capacidad para trabajar en una oficina y visitar ocasionalmente áreas de proyecto.
- Capacidad para sentarse, mantenerse de pie y usar equipos de oficina durante largos periodos.
- Puede requerir levantar o mover materiales de oficina ligeros o documentación de proyectos.
Condiciones laborales
- Este es un puesto temporal por contrato y no implica empleo permanente.
- El empleo es a voluntad, conforme a la ley de California.
- Los candidatos pueden estar obligados a superar verificaciones de antecedentes o controles de seguridad para acceder a instalaciones federales.
Igualdad de Oportunidades en el Empleo
Somos un empleador que ofrece igualdad de oportunidades. Todos los solicitantes cualificados serán considerados para el empleo sin distinción de raza, color, religión, sexo, identidad de género, expresión de género, orientación sexual, origen nacional, discapacidad, condición de veterano protegido, edad o cualquier otra característica protegida por la ley federal, estatal o local.
Declaración de Adaptación Razonable
Los solicitantes que requieran adaptaciones razonables durante el proceso de solicitud o contratación pueden solicitar asistencia en cualquier momento. Cumplimos plenamente con la Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA) y la Ley de Empleo y Vivienda Justa de California (FEHA).
Si quieres, también puedo crear:
- Una versión más corta de Indeed/LinkedIn
- Un destino de estilo federal
- Un puesto combinado para varios roles
- Una versión con preguntas de entrevista o una rúbrica de evaluación de candidatos
Compensación: 26,00 $ - 38,00 $ la hora
Sobre nosotros
Borja Engineering & Construction, Inc (dba BORJA) es un contratista general de construcción e ingeniería general con énfasis en proyectos de mantenimiento, renovación y modernización (SRM). Nuestros servicios van desde Construcción General, Gestión de Construcción, Estimación de Costos e Ingeniería de Valor. Nuestra firma es una pequeña empresa certificada por SDVOSB y 8 (a).
Misión
Borja es una organización dedicada a brindar servicios de construcción excepcionales generando confianza a través de la calidad de nuestro trabajo, superando las expectativas y desarrollando asociaciones duraderas con nuestros clientes.
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