Asistente / Coordinador de Proyecto
Tiempo completo • San Diego, CA
Beneficios:
- 401(k)
- Coincidencia 401(k)
- Seguro dental
- Seguro médico
- Tiempo libre remunerado
BORJA Engineering & Construction busca un Asistente/Coordinador de Proyectos apasionado para unirse a nuestro equipo integrado de Jefes de Proyecto, Ingenieros de Proyecto y Superintendente. Nuestra oficina en San Diego sigue creciendo, y tendrás la oportunidad de ser una parte central de nuestra expansión. Tendrás la oportunidad de colaborar con miembros del equipo en proyectos tanto locales como en California, Nevada y Arizona. Nuestros clientes son tanto públicos como privados, y tu carrera puede tomar muchas trayectorias diferentes.
Deberes y responsabilidades (pero no limitados)
- Gestionar y mantener calendarios, programar reuniones y coordinar citas usando Microsoft Office (Teams) y Google Workspace (Google Meets).
- Encargarse de las responsabilidades de recepción, incluyendo recibir visitantes y gestionar sistemas telefónicos multilínea con una etiqueta telefónica profesional.
- Proporcionar apoyo administrativo como introducción de datos, archivo, corrección de documentos y mantenimiento de registros organizados.
- Ayuda en la realización de tareas básicas de gestión de oficina.
- Apoya los esfuerzos de atención al cliente respondiendo a consultas por teléfono o correo electrónico, asegurando un excelente soporte y satisfacción del cliente.
- Facilitar la comunicación entre los miembros del equipo y los interesados externos mediante una organización eficaz y un seguimiento oportuno.
- Apoya las tareas de asistente personal, incluyendo la gestión de calendarios, la organización de viajes y la preparación de documentos.
- Contribuir a la eficiencia de la oficina gestionando tareas administrativas como la escritura de informes, la actualización de bases de datos y el apoyo a proyectos administrativos.
Requisitos
- Experiencia demostrada en gestión de oficinas, apoyo administrativo o roles administrativos.
- Sólidas habilidades informáticas con dominio de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Teams), Google Workspace (Drive, Google Meets) y captura de datos.
- Se prefiere experiencia con QuickBooks; Familiarizarse con la contabilidad es un punto a favor.
- Excelentes habilidades organizativas y capacidad para realizar multitarea de forma eficiente en un entorno acelerado.
- Experiencia previa en atención al cliente.
- Sólidas habilidades de etiqueta telefónica y la capacidad de gestionar sistemas telefónicos multilínea de forma profesional.
- Atención al detalle con capacidades de corrección de pruebas y alta precisión en la introducción de datos.
- Capacidad para manejar información confidencial de forma discreta y mantener la profesionalidad en todo momento.
- Se prefiere un asistente personal que apoye funciones de oficina o proyectos. Este puesto ofrece un entorno laboral atractivo donde los talentos organizativos contribuirán significativamente al éxito de nuestro equipo.
- Proporcionar asistencia y apoyo para la gestión de proyectos
- Mantenimiento del Directorio de Proyectos (Asignación de Grupos de Notificación y Distr.)
- Requisitos de flujo de bandera desde el contrato del propietario hasta los subcontratos
- Publicación de RFI (Después de la revisión por la noche)
- Seguimiento de FI Log con el equipo de gestión de proyectos
- Crear registro de envío con la plataforma CM
- Solicita las presentaciones de subcontratistas a los sustitutos.
- Publicación de envíos (tras la revisión de PM Review)
- Seguimiento del registro de envío con el equipo de gestión de proyectos
- Superposiciones de planos a cambios en planos actualizados por el arquitecto
- Sustituto; Solicitud de precios de proveedores; Sigue
- Órdenes de cambio de propietario: Preparar, emitir y cobrar
- Prepara los borradores de facturación del propietario
- Facturación del propietario: Emisión y vía
- Preparación para la auditoría de coste más
- Control de fondos
- Facturas de proveedores de materiales con codificación de costes
- Codificación de costes de las tarjetas de tiempo de trabajo de DCI
- Acta final de la reunión de propietarios del borrador
Habilidades técnicas:
- Microsoft Office (Word, Outlook, Excel, PowerPoint, Access, Teams, etc.), software PDF (Adobe Professional), habilidades matemáticas, gestión del tiempo, trabajar bajo presión y cumplir plazos, trabajar de forma independiente y en equipo.
Cualificaciones y requisitos
- Se prefiere tener entre 2 y 4 años de experiencia o conocimientos en administración de construcción.
- Graduado de secundaria
- Título universitario (preferido, no obligatorio)
Deseado
· Experiencia en atención al cliente
· Un segundo idioma a plus (español)
· Experiencia previa en recepción/recepcionista es un punto a favor
· El conocimiento del sistema telefónico multilínea es un plus
· La experiencia previa como asistente administrativo es un punto a favor
'Trabajar a distancia: No
Tipo de trabajo: A tiempo completo / a tiempo parcial
Sueldo: 18 $ - 24 por hora (basado en la experiencia)
Beneficios:
- 401(k) con igualación
- Médico/Dental/Visión
- Días libres remunerados / Baja por enfermedad
Horario:
- 20-40 horas a la semana
- De lunes a viernes
Experiencia:
Atención al cliente: 1-2 años (Preferencial)
Compensación: 18,00 $ - 24,00 $ la hora
Sobre nosotros
Borja Engineering & Construction, Inc (dba BORJA) es un contratista general de construcción e ingeniería general con énfasis en proyectos de mantenimiento, renovación y modernización (SRM). Nuestros servicios van desde Construcción General, Gestión de Construcción, Estimación de Costos e Ingeniería de Valor. Nuestra firma es una pequeña empresa certificada por SDVOSB y 8 (a).
Misión
Borja es una organización dedicada a brindar servicios de construcción excepcionales generando confianza a través de la calidad de nuestro trabajo, superando las expectativas y desarrollando asociaciones duraderas con nuestros clientes.
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